Enda mer effektive offentlige anskaffelser

En klar tanke og god kommunikasjon

Jeg har nettopp vært med på gjennomføre en studie for EU-kommisjonen. Formålet med studien er å avdekke hvilke egenskaper ved den norske implementeringen av regelverket som påvirker effektiviteten for offentlige anskaffelser. Studien gjennomføres i flere land og Norge er blant dem som blir ansett for å ha en effektiv og velfungerende praksis. Nå i ettertid har dette inspirert meg til å tenke litt utenfor rammene for studien. Her får du en blanding av mine egne og andres tanker, fordelt på fasene for behovsvurdering, konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging.

Jeg er ikke bestandig sikker på at målet med en anskaffelse er klinkende klart for alle innkjøpere når de klikker på ”publiser konkurranse” på Doffin, heller ikke at de i prosessen bidrar til å få mest mulig for det offentliges penger. I en hektisk hverdag er det lett å glemme fugleperspektivet og se hva man egentlig holder på med.

Mitt budskap er enkelt: En klar tanke og god kommunikasjon med potensielle leverandører kan bidra til enda mer effektive offentlige anskaffelser. Lag tydelige krav og gi leverandørene mulighet til å gi sine beste råd i anskaffelsesprosessen.

Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet

Både lov og forskrift om offentlige anskaffelser proklamerer at reglene skal ”sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling”. Nå skjer jo ikke det av seg selv, så prinsippene i lovens § 5 kan være gode rettesnorer på veien. Ta for eksempel prinsippene om konkurranse, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet; alle er grunnleggende for et godt innkjøp og dessuten velegnede tolkningsprinsipper for anvendelse av regelverket.

Litt lengre nede i § 5 finner vi at ”utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier”, hvilket de fleste i utgangspunktet burde være enige i bidrar til gode konkurranser. Men jeg har etter hvert bistått i såpass mange tilbydere i klagesaker at jeg kan slå kort fast at opp til flere oppdragsgivere må være uenige i dette. Forøvrig er det en nokså godt bevart hemmelighet at innkjøpere tidvis utsettes for et visst press om å lage et konkurransegrunnlag som går i retning av en forhåndsfavoritt. Selv om det er vanskelig å gi slipp på det velkjente som man vet fungerer ganske bra, vil jeg anbefale å våge og gi slipp på favorittene. Konkurranse virker, og selv favorittene strekker seg lengre når de skjønner at de må kjempe for å få en kontrakt. Med vel gjennomtenkte tildelingskriterier er det verste en oppdragsgiver kan risikere at man får både bedre kvalitet og lavere pris.

En liten ønskeliste

Enhver innkjøpsorganisasjon med respekt for seg selv må visst ha sine egne standarder for konkurransegrunnlag og egne bestemmelser for formater på tilbudene. Jeg har ofte lurt på hvorfor ikke noen store innkjøpsmiljøer kan bli enige om et felles format på konkurransegrunnlag, bilagsutforming og kravmatriser. Også ønsker jeg meg konsistente retningslinjer for poengsetting. For det første tror jeg det blir lettere å lage gode konkurranser. Det er krevende å utforme konkurransegrunnlag, særlig på områder man ikke arbeider så ofte med. For det andre tror jeg at leverandørenes tilbudsjobb kan gjøres enklere. Mer utstrakt gjenbrukbarhet av tekst i tilbud vil bidra til både flere og mer presise tilbud.

Når jeg har representert leverandører har jeg ved flere anledninger forundret meg over at oppdragsgiver er stolt over hvor klare og tydelige de har vært, til tross for at konkurransegrunnlaget krever utstrakt tolkning av hva oppdragsgiver egentlig ønsker og vil ha. En klar tanke bidrar også til forutberegnelighet.

Leverandørkontakt er viktig

Både forhandlingsforbudet i åpne anbudskonkurranser og forbudet mot å søke eller motta råd fra noen som kan ha økonomisk interesse i en forestående anskaffelse bidrar til at innkjøpere er forsiktige i sin dialog med leverandørmarkedet. Enkelte er for forsiktige. Kommunikasjon og tillit mellom oppdragsgiver og potensielle leverandører gir mye bedre anskaffelser. I tillegg blir frekvensen av formålsløse klager lavere.

Det er alt for få anskaffelser som gjennomføres som forhandlede kjøp. Ja, det er strenge regler for å kunne benytte forhandlinger, men det lar seg gjøre å argumentere for at vilkårene er innfridd i flere tilfeller enn det vi ser i dag. Jeg mener at det burde være opp til den enkelte innkjøper å avgjøre om forhandlinger eller åpen anbudskonkurranse er mest hensiktsmessig. Jeg skjønner at dette er et EU-regelverk som skal fungere i hele Europa og at lovgiver frykter korrupsjon, men akkurat det har vi jo egne regler om i straffeloven. La oss håpe at vi får noen lovendringer som gjør det lettere å benytte forhandlinger i offentlige innkjøp.

Kommunikasjon med leverandørene

Det er tidkrevende å ha god kommunikasjon med både potensielle og eksisterende leverandører. Når jeg har innkjøperhatten på hodet forsøker jeg å ta meg tid til å reise ut til leverandørene og ha møter hos dem. Du får mye informasjon ved å se hvordan leverandøren har det, i tillegg til at leverandører føler seg likeverdig, verdsatt og respektert ved at de får besøk.

I forkant av en konkurranse kan oppdragsgivere gjennomføre markedsundersøkelser for å finne ut hva markedet tilbyr og ikke minst finne ut litt om hvordan konkurransesituasjonen er. Dette kan gi verdifull informasjon og bedre forståelse for hvordan egne behov kan løses.

Det er også mulig å invitere leverandører til åpne konferanser for å drøfte utfordringer i oppdragsgivers virksomhet, eventuelt også fortelle om fremtidige anskaffelser. Ved å være åpen synliggjør oppdragsgiver at de ikke har hoffleverandører, noe som kan motivere flere leverandører til å delta i konkurranser. I tillegg er det en god bieffekt at eventuelle hoffleverandører skjerper seg i eksisterende kontraktsforhold.

Regelverket ødelegger

Rigide prosessregler bidrar til at mange innkjøpere gjør feil. Det bekymringsfulle er egentlig ikke at de gjør feil, men feilene ikke burde ha vært betraktet som feil i utgangspunktet. Jeg tror at mer fleksibilitet og større adgang til å benytte skjønn vil bidra til bedre innkjøpsprosesser. Frykten for å gjøre noe galt medfører at alt for stor innsats legges i å gjennomføre prosessen riktig, fremfor å oppnå gode resultater som følge av innkjøpet. Regelverket får vi jo ikke gjort noe med i denne artikkelen, så mitt tips er å dimensjonere innsatsen slik at man treffer litt over det som er godt nok for formreglene og heller bruker litt mer ressurser på å oppnå målet med anskaffelsen. Dette krever god ledelsesforankring og takhøyde for å gjøre feil. Hvis listen legges på ”godt nok” vil man nødvendigvis bomme av og til. Jeg skjønner at ”godt nok” ikke klinger så bra, men selv for erfarne innkjøpere er det uforholdsmessig krevende å få til den siste kvalitetssikringen. Og når konkurransen ikke har vært gjennomført godt nok må man tåle velbegrunnede klager. Det er ingen grunn til å ta det personlig, det er lov til å innrømme feil og ta konsekvensene av dem.

På den ene siden er det en del av de mer detaljerte reglene som ikke bidrar til effektive anskaffelser, på den andre siden hevder Riksrevisjonen at svak innkjøpskompetanse, mangelfull internkontroll, utilstrekkelig forankring i ledelsen og dårlig planlegging er hyppige årsaker til manglende etterlevelse av regelverket. Opplæring, spesialisering og samarbeid med større enheter kan muligens gjøre noe med kompetansen. Min erfaring fra både oppdragsgiver- og leverandørsiden er at det finnes en rekke fremragende innkjøpere og innkjøpermiljøer. De som får lov til å arbeide med innkjøp på full tid gjør en god jobb. De som får arbeide i litt større innkjøpsmiljøer gjør en enda bedre jobb.

Jeg tror altså at bedre kommunikasjon og mer åpenhet kan bidra til enda bedre anskaffelser. Tidsbruken får man igjen for i form av tillit mellom oppdragsgiver og leverandører, og etter hvert enda bedre kunnskap om markedet og dermed bedre resultater av innkjøpsprosessene. Alt basert på en klar tanke fra begynnelse til slutt.

(Artikkelen er også publisert i Nimas medlemsblad Logistikk & innkjøp)

About Kjell Steffner

Jeg er partner i LYNX advokatfirma og arbeider mye med kontraktsrett, forhandlinger, offentlige anskaffelser og personvern. Dessuten har jeg lang IKT-bransjeerfaring og god forståelse for teknologi, prosjektmetodikk og strategi. Kontakt meg på telefon 905 11 901.
This entry was posted in Uncategorized and tagged , , . Bookmark the permalink.